30 November 2024 
L’organizzazione di un evento aziendale, soprattutto se di grandi dimensioni, richiede una grande attenzione alla logistica. Tra gli aspetti più delicati da gestire c’è la rooming list, uno strumento fondamentale per garantire che ogni ospite abbia una sistemazione adeguata in hotel e il trasferimento perfettamente pianificati.
Se stai gestendo un evento di grandi dimensioni, come un meeting o una conferenza internazionale, saprai perfettamente quanto questi elementi possano fare la differenza nella percezione di professionalità ed eccellenza che puoi offrire ai tuoi clienti.
Vediamo insieme cos’è una rooming list, perché è importante e come gestirla.
Cos’è la rooming list e perché è importante in un evento?
La rooming list è un documento organizzativo fondamentale per gestire l’assegnazione e la gestione degli alloggi durante un evento.
Come suggerisce il nome stesso, si tratta di un elenco dettagliato delle persone che compongono una prenotazione di gruppo in un hotel. Nella rooming list ci sono, generalmente, i nomi degli ospiti, le camere assegnate, le date di check-in e check-out, eventuali richieste speciali e altre informazioni logistiche.
Avere questa lista è utile per coordinare in modo efficiente il soggiorno dei partecipanti, evitando errori, disguidi e incomprensioni, oltre ad accelerare le pratiche di check-in. Chiaramente, la sua importanza aumenta con la complessità dell’evento: meeting aziendali, conferenze o eventi distribuiti su più location hanno bisogno di una pianificazione meticolosa per garantire un’esperienza impeccabile agli ospiti.
A cosa serve una rooming list?
La rooming list è, di fatto, uno strumento di coordinamento degli alloggi e dei trasferimenti durante un evento. Nello specifico, è utile per:
- Coordinare gli alloggi e fare in modo che ogni ospite del tuo evento abbia una sistemazione assegnata in base alle esigenze personali;
- Gestire e pianificare gli spostamenti tra hotel e location dell’evento in modo efficiente;
- Ottimizzare tempi e risorse in fase di check-in, riducendo anche disguidi e sprechi, soprattutto per eventi multi-location o con ospiti internazionali;
- Facilitare la comunicazione tra chi organizza e coordina l’evento con le strutture ricettive, che avranno così il controllo di tutti i nominativi;
- Migliorare l’esperienza degli ospiti, offrendo loro un servizio impeccabile che tenga conto di ogni dettaglio.
Come creare e gestire una rooming list
Molto spesso, si tende a credere che una rooming list sia solamente un elenco di nomi di ospiti a cui destinare una stanza. Niente di più sbagliato: una buona rooming list è uno strumento logistico che contiene una serie di informazioni, come:
- Nome e cognome degli ospiti;
- L’ email e un contatto telefonico degli ospiti;
- Il tipo di camera (singola, doppia, matrimoniale);
- Il numero della stanza dell’ospite;
- Le date di check-in e check-out.
Per realizzare una rooming list, dovrai raccogliere tutte le informazioni necessarie sui partecipanti e inserirle all’interno di un documento specifico. Ci sono diversi software che possono aiutare la pianificazione, così come i template di rooming list da utilizzare e personalizzare a seconda delle esigenze.
Occuparsi di questo compito, però, non è così semplice, soprattutto se l’evento è di grandi dimensioni e il numero di ospiti è molto alto.
Perché scegliere LimoLane come partner per la tua mobilità per gli eventi
Gestire un servizio NCC per eventi corporate, specialmente quando coinvolge una vasta rete di ospiti e location, richiede un’organizzazione impeccabile. La rooming list, che coordina gli alloggi degli ospiti e un servizio di mobilità premium rappresentano il cuore di un evento ben riuscito.
LimoLane è il partner strategico per organizzare ogni aspetto del tuo evento, dalla mobilità ai servizi aggiuntivi.
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