Come creare una policy per viaggi business

Le trasferte di lavoro sono tra gli aspetti più complessi da gestire per un’azienda, ma anche per un dipendente. Le difficoltà più grandi nascono perché, spesso, manca chiarezza su ciò che è possibile fare: ad esempio, le “regole” per prenotare un transfer, il budget a disposizione, le spese incluse nella trasferta.

Per rispondere a tutte queste domande e risolvere i dubbi più grandi sulle trasferte, c’è uno strumento in particolare: la policy per i viaggi business.

Creare una policy di viaggio aziendale è utile per capire cosa è coperto nel viaggio, come prenotare e come gestire le approvazioni per la trasferta, passo dopo passo. Vediamo insieme come crearne una.

Cos’è una policy per viaggi business?

Una policy per viaggi business è un insieme di linee guida che definisce come un’azienda e i suoi dipendenti devono gestire le trasferte di lavoro. Si tratta di un documento che specifica le regole per la prenotazione dei viaggi, i budget disponibili, le spese coperte e i processi di approvazione, per avere sempre un quadro chiaro per gestire ogni trasferta in modo organizzato ed efficace.

Contrariamente a ciò che potresti pensare, la policy non è solo uno strumento amministrativo, ma è un vero e proprio punto di riferimento per evitare incomprensioni e inefficienze. 

Nello specifico:

• Per i dipendenti, una politica di viaggio elimina la confusione su ciò che è consentito, indicando chiaramente i passi da seguire per organizzare la trasferta. In questo modo, i lavoratori possono concentrarsi sui loro obiettivi, senza stress;
• Per l’azienda, la policy garantisce un controllo dei costi, riduce il rischio di spese superflue e migliora la gestione complessiva delle trasferte.

Che informazioni deve contenere una corporate travel policy?

Per essere efficace, una corporate travel policy deve essere completa e con all’interno tutti gli elementi necessari per garantire viaggi organizzati, sicuri e in linea con il budget aziendale. Tra le principali informazioni che una travel policy dovrebbe contenere:

• Regole per i trasporti: indica le modalità di viaggio consentite, come voli, treni o noleggio auto e specifica eventuali partner preferiti o piattaforme di prenotazione;
• Policy di rimborso: definisci con chiarezza quali spese possono essere rimborsate e quali no. Ad esempio, puoi definire le regole per il rimborso di biglietti di viaggio, pasti, pernottamenti, trasporti locali e diarie;
• Policy di sicurezza: una travel policy completa ha sempre al suo interno una sezione dedicata alla sicurezza, che garantisca il benessere dei dipendenti durante i viaggi. Qui puoi inserire informazioni su assicurazioni di viaggio, supporto in caso di emergenze e valutazioni dei rischi legati alla destinazione;
• Policy sul duty of care: questa sezione riguarda il dovere dell’azienda di garantire la sicurezza dei propri dipendenti durante le trasferte. Sono indicate, nello specifico, procedure per tracciare i viaggiatori in caso di necessità, protocolli di emergenza e informazioni di contatto per il supporto 24/7;
• Procedure di prenotazione: specifica come devono essere effettuate le prenotazioni, con riferimenti alle piattaforme approvate, agenzie di viaggio aziendali e responsabili interni per l’approvazione;
• Travel risk management: inserisci delle strategie per la gestione dei rischi di viaggio, come formazione dei dipendenti sui protocolli di sicurezza, monitoraggio delle destinazioni e accesso a servizi di supporto durante la trasferta;
• Politiche per alloggi e pasti: definisci le linee guida per la scelta degli hotel, i massimali di spesa per notte e la copertura di eventuali extra, come lavanderia o servizio in camera. Stabilisci anche un budget giornaliero per i pasti e altre spese accessorie;
• Procedure di compliance: specifica nella policy i meccanismi per verificare che i dipendenti seguano le regole, come reportistica sulle spese e revisione delle trasferte. 

Come scrivere una policy per il business travel?

Una policy di viaggio aziendale deve essere pensata e costruita sulle esigenze e sulle abitudini di viaggio dell’azienda. Per questo motivo, è molto difficile stabilire delle regole che valgono per tutti: ci sono, però, degli elementi presenti in ogni policy.

Per evitare confusione, il primo passo è stabilire linee guida dettagliate su come i viaggi devono essere prenotati e quali spese possono essere coperte. Nello specifico, inizia con l’indicare:

• Procedure di prenotazione e tutte le piattaforme “approvate” e le partnership attive con hotel e servizi di mobilità;
• Criteri di approvazione: indica quali viaggi richiedono l’autorizzazione di un manager e quali possono essere prenotati autonomamente;
• Categorie di spesa coperte: traccia le spese rimborsabili (volo, hotel, pasti, trasporto locale) e i relativi massimali. Ad esempio, potresti prevedere un limite giornaliero per i pasti o stabilire una classe economica per i voli;
• Regole per viaggi eccezionali: prevedi regole per viaggi in destinazioni costose o per trasferte di lunga durata, come la possibilità di prenotare hotel di categoria superiore.

Oltre a questi elementi, dovrai sempre includere tutto ciò che riguarda:

• Gestione degli imprevisti: prevedi piani di emergenza in caso di voli cancellati, condizioni meteo avverse o problemi sanitari. Inserisci anche dei numeri di contatto per il supporto immediato;
• Monitoraggio dei viaggiatori: integra dei sistemi di tracking per sapere dove si trovano i dipendenti in qualsiasi momento;
• Copertura assicurativa: la sicurezza è un fattore fondamentale in un viaggio. Assicurati che tutti i viaggiatori siano coperti da un’assicurazione per emergenze mediche, interruzioni di viaggio e perdita di bagagli.

Linee guida per creare la tua travel policy

Abbiamo detto che una policy di viaggio ben strutturata è uno strumento essenziale per qualsiasi azienda che invia regolarmente i propri dipendenti in trasferta. Per massimizzare l’efficienza e ridurre i costi, è fondamentale che la tua policy sia:

• Chiara e concisa: evita ambiguità e definisci chiaramente le regole, le procedure e i limiti di spesa;
• Flessibile: una policy efficace deve adattarsi alle esigenze aziendali e alle condizioni di mercato;
• Centrata sui dipendenti: una policy di viaggio deve essere un elemento per semplificare e non un’ulteriore fonte di stress. Scrivi una policy centrata sui tuoi dipendenti: offri loro le informazioni e gli strumenti necessari per organizzare le loro trasferte in modo semplice e sicuro;
• Allineata agli obiettivi aziendali: assicurati che la tua policy contribuisca a raggiungere gli obiettivi di costo, efficienza e compliance della tua organizzazione.

Cosa può fare LimoLane per la tua policy di viaggio?

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Ecco come LimoLane supporta la tua policy di viaggio:

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• La flessibilità è massima: puoi scegliere veicoli di ogni tipo, dalle berline ai van, e gestire ogni aspetto della pianificazione;
• Il nostro team è disponibile 24/7 per rispondere a domande, risolvere problemi e gestire eventuali cambiamenti, parlando la tua lingua;
• Non è più necessario che i dipendenti anticipino i costi per le trasferte: gestiamo pagamenti centralizzati e automatizziamo i processi di rendicontazione per eliminare la burocrazia.

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