Come creare una checklist per un viaggio business

I viaggi business sono in continua crescita: secondo ReportLinker, il mercato dei viaggi d’affari raggiungerà un valore di 829,5 miliardi di dollari entro il 2027. 

Se, da una parte, questo trend di crescita rispecchia l’importanza strategica delle trasferte, dall’altra pone le aziende davanti a possibili problemi che derivano dalla loro gestione. 

Tra voli, alloggi, appuntamenti e spostamenti, anche il minimo errore organizzativo può diventare una fonte di stress per i manager e un costo imprevisto a carico dell’azienda. costi imprevisti o opportunità mancate.

Per scongiurare questi problemi, la soluzione è fare affidamento su uno strumento spesso sottovalutato, ma essenziale: la checklist di viaggio.

Con una checklist per il tuo viaggio business potrai pianificare ogni dettaglio in anticipo, evitare errori costosi e assicurarti che ogni aspetto della trasferta sia sotto controllo. Ecco come strutturare una travel checklist efficace.

Cos’è una checklist di viaggio e a cosa serve?

Una checklist di viaggio è un documento strategico per organizzare ogni aspetto di una trasferta. L’obiettivo di questo strumento è aiutarti a pianificare con precisione ogni viaggio di lavoro, evitare dimenticanze e affrontare eventuali imprevisti con serenità.

La checklist serve, infatti,  a mantenere il controllo su tutti i dettagli logistici e pratici, come prenotazioni, documenti necessari, materiali di lavoro e oggetti personali. Ti permette di risparmiare tempo, ridurre lo stress e massimizzare l’efficienza, assicurandoti che tutto sia pronto prima della partenza.

Come scrivere una checklist per un viaggio business

La prima cosa da fare per scrivere una checklist di viaggio è suddividere il tuo elenco in categorie, per rendere più facile la lettura e l’organizzazione del documento. Quando pensi alla struttura di una checklist di viaggio, dovresti tener conto di diversi fattori, come:

• Il motivo del viaggio: a seconda dello scopo del viaggio, possono essere necessari oggetti o documenti diversi. Ad esempio, se devi presenziare come speaker ad un evento, avrai bisogno di una copia in backup delle slide o delle attrezzature specifiche (ad esempio, un microfono). O ancora, se devi gestire una visita presso gli uffici di un cliente per la firma di un preventivo, avrai bisogno dei documenti da firmare, di una presentazione aziendale e di eventuali materiali di marketing;
• La mole di appuntamenti: un viaggio si organizza anche e soprattutto in base all’agenda. In caso di più spostamenti durante una stessa giornata, dovrai pianificare transfer veloci, per evitare ritardi;
• La destinazione finale: ci possono essere delle varianti nei documenti di viaggio, a seconda della destinazione. Per viaggi internazionali, ad esempio, potrebbe essere richiesto un passaporto o ulteriori autorizzazioni per l’ingresso nel Paese, da gestire con il dovuto anticipo.

Ecco tutto ciò che non dovrebbe mai mancare in una checklist.

1. Logistica e prenotazioni

La prima sezione della checklist è una overview generale in cui inserire tutti i dettagli relativi alla logistica. Ad esempio, in questa sezione puoi inserire:

• Voli: compagnia aerea, numeri di volo, orari di partenza e arrivo, numeri di conferma;
• Hotel: nome, indirizzo, orari di check-in/check-out e contatti utili;
• Trasporti: prenotazioni per i servizi NCC (come LimoLane) o altri mezzi.

2. Documentazione

Oltre alle informazioni relative alla logistica, assicurati di avere con te tutti i documenti essenziali per il viaggio. Nello specifico:

• Passaporto e visti (se necessari);
• Carte d’imbarco, dettagli delle prenotazioni:
• Polizze di assicurazione viaggio e informazioni aziendali utili.

3. Materiali di lavoro

Una delle dimenticanze più comuni in un viaggio di lavoro riguarda proprio gli strumenti necessari per il tuo lavoro. Assicurati quindi di inserire nella tua lista:

• Presentazioni e materiali per meeting, sia in formato digitale che cartaceo;
• Laptop, caricabatterie e altri dispositivi elettronici;
• Backup su cloud o su dispositivi esterni per evitare la perdita di file importanti.

4. Programma giornaliero

Un altro aspetto da non tralasciare in una checklist è un programma giornaliero dettagliato, per sfruttare al massimo il tempo durante un viaggio business. In questa sezione della checklist potrai organizzare ogni giornata in modo preciso, evitando confusione e imprevisti. Nello specifico, puoi inserire:

• Orari degli incontri: annota l’orario e il luogo di ogni appuntamento, insieme ai partecipanti coinvolti e ai punti più importanti da discutere;
• Pasti e pause: pianifica i momenti per pranzi, cene o pause caffè, così da ricaricare le energie senza interferire con gli impegni di lavoro;
• Eventuali attività extra: considera eventi sociali, opportunità di networking o momenti dedicati al relax.

Checklist per un viaggio internazionale: cosa cambia

Se hai in agenda un viaggio d’affari all’estero, dovrai riadattare la tua checklist e inserire una serie di elementi in più, come ad esempio documenti specifici o regolamenti internazionali. Il consiglio è di fare attenzione a:

• Documenti di viaggio: controlla sempre che il tuo passaporto sia valido per almeno sei mesi dalla data prevista di rientro. In più, verifica se il Paese di destinazione richiede un visto e informati sui requisiti d’ingresso e uscita. Per ottenere queste informazioni, puoi consultare i siti ufficiali del governo o delle ambasciate;
• Valuta locale: porta con te una somma di denaro contante nella moneta locale per coprire eventuali piccole spese iniziali. Inoltre, accertati che le tue carte di credito siano utilizzabili nel Paese di destinazione;
• Adattatori di corrente: ogni Paese ha prese e voltaggi differenti, quindi è fondamentale avere gli adattatori giusti per i tuoi dispositivi elettronici;
• Assicurazione di viaggio: in genere, soprattutto nei viaggi business, si offre una polizza assicurativa che include assistenza sanitaria all’estero. Per trasferte internazionali, è sempre importante sapere come funziona il sistema sanitario locale e avere una copertura che ti protegga in caso di emergenze;
• Cultura e protocollo aziendale: prima di partire, documentati sulle abitudini e sulle aspettative culturali del Paese che visiterai. Cerca informazioni, ad esempio, sul modo di salutare i colleghi o sull’abbigliamento appropriato per una riunione: conoscere queste dinamiche ti aiuterà a fare un’ottima impressione e a costruire rapporti di lavoro più solidi.

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