La mise à disposition d’un chauffeur permet de réserver un véhicule avec chauffeur pour une durée définie, plutôt que pour un seul trajet entre un point de départ et une destination.
Cette formule est particulièrement adaptée aux journées qui comprennent plusieurs déplacements : rendez-vous professionnels, réunions à différentes adresses, visites de clients, événements ou déplacements dont le programme peut nécessiter plusieurs arrêts.
Pour une assistante de direction ou un office manager, la mise à disposition permet ainsi d’organiser plusieurs déplacements dans le cadre d’un même service et de connaître le coût prévu avant la réservation.
Mais comment fonctionne concrètement une mise à disposition ? Quelle durée réserver, qu’est-ce qui est compris dans le service et dans quels cas cette formule est-elle plus adaptée que plusieurs transferts individuels ?
Qu’est-ce que la mise à disposition d’un chauffeur ?
Contrairement à un transfert ponctuel, qui correspond généralement à un déplacement défini entre deux adresses, la mise à disposition d’un chauffeur permet de réserver un véhicule avec chauffeur pendant une période déterminée.
Pendant cette durée, le service peut être organisé en fonction du programme communiqué lors de la réservation. Il peut par exemple comprendre plusieurs rendez-vous, différentes étapes ou des temps d’attente entre deux déplacements.
Cette formule évite donc de considérer chaque trajet de la journée comme une réservation totalement indépendante.
Pour une entreprise, elle peut être particulièrement utile lorsqu’un dirigeant, un collaborateur ou un invité doit effectuer plusieurs déplacements successifs et que son agenda est connu à l’avance.
Combien de temps peut durer une mise à disposition ?
La durée minimale d’une mise à disposition est de 4 heures. Au-delà de ce minimum, la durée dépend du programme du client et des caractéristiques du service demandé.
Une mise à disposition peut être organisée pour accompagner un programme comprenant plusieurs déplacements sur une période déterminée. La durée nécessaire doit donc être évaluée en fonction de l’agenda prévu : horaires des rendez-vous, temps de trajet, arrêts et éventuels temps d’attente.
Après 12 heures de mise à disposition continue, LimoLane peut remplacer le chauffeur et le véhicule, afin de respecter le temps de travail maximal du chauffeur.
LimoLane proposant un service adapté aux caractéristiques de chaque réservation, il est préférable de communiquer le programme le plus précisément possible afin d’organiser la mise à disposition en fonction du besoin réel.
Il n’est donc pas nécessaire de raisonner uniquement en nombre de trajets. Pour une journée comprenant plusieurs rendez-vous, c’est l’ensemble du programme qui permet de déterminer le service approprié.
Que se passe-t-il si la durée prévue est dépassée ?
Un rendez-vous peut durer plus longtemps que prévu, une réunion peut se terminer en retard ou le programme de la journée peut évoluer.
Le temps passé au-delà de la durée réservée est facturé à l’heure. Il est donc utile de signaler tout changement de programme dès que possible.
Lors de la préparation d’une mise à disposition, prévoir une durée cohérente avec l’agenda et les éventuels temps d’attente permet également de limiter les écarts entre le programme prévu et le déroulement réel de la journée.
Comment est calculé le tarif d’une mise à disposition ?
Le tarif d’une mise à disposition avec chauffeur dépend des caractéristiques de la réservation. Il n’existe donc pas un prix unique applicable à tous les programmes.
Il est calculé sur le temps pendant lequel le véhicule reste à disposition et sur la longueur du trajet. Le véhicule nécessaire, les horaires, les différentes étapes et les caractéristiques générales du déplacement peuvent également intervenir dans la définition du service et de son coût.
Avec LimoLane, le client connaît le coût prévu avant de confirmer sa réservation. Cette visibilité est particulièrement utile dans un contexte professionnel lorsqu’une assistante de direction ou un office manager doit faire approuver un budget avant d’organiser les déplacements.
Qu’est-ce qui est compris dans une mise à disposition ?
Une mise à disposition comprend le véhicule et le chauffeur pendant toute la durée réservée, selon le programme convenu.
Le service est organisé autour des informations communiquées par le client : durée prévue, déplacements à effectuer, différentes étapes, horaires, nombre de passagers et besoins liés au véhicule.
Pendant les heures réservées, le chauffeur reste à la disposition du passager : les arrêts et les temps d’attente entre deux rendez-vous sont compris.
Pour une mise à disposition d’une durée égale ou supérieure à 8 heures, le remboursement du repas du chauffeur est dû par le client, selon le tarif prévu.
Communiquer le programme dès la réservation permet de définir le service nécessaire et son coût avant la confirmation.
Comment fonctionne la mise à disposition pour un déplacement à l’aéroport ?
Lorsqu’une journée de déplacements comprend une prise en charge à l’aéroport, l’organisation doit également tenir compte de l’heure réelle d’arrivée du vol.
LimoLane assure le suivi du vol afin de disposer des informations utiles à l’organisation de la prise en charge. Pour un service qui commence à l’aéroport, le tarif comprend 45 minutes d’attente à partir de l’arrivée du vol, à condition que le bon numéro de vol ait été communiqué.
Ces éléments sont particulièrement utiles lorsqu’une mise à disposition commence après un vol et se poursuit ensuite avec plusieurs rendez-vous ou déplacements professionnels.
Le programme peut ainsi être organisé en tenant compte à la fois de l’arrivée à l’aéroport et des étapes prévues par la suite.
Quand la mise à disposition est-elle plus adaptée que plusieurs transferts ?
Plusieurs transferts individuels peuvent être adaptés lorsque les déplacements sont indépendants les uns des autres et que chaque trajet dispose d’un horaire et d’un itinéraire clairement définis.
La mise à disposition répond à un besoin différent : elle est particulièrement pertinente lorsqu’une même personne doit effectuer plusieurs déplacements successifs pendant une période déterminée.
Cela peut être le cas pour :
- plusieurs réunions organisées dans la même journée ;
- des visites de clients à différentes adresses ;
- une journée de rendez-vous professionnels ;
- un événement comprenant plusieurs déplacements ;
- l’accueil d’un dirigeant, d’un collaborateur ou d’un invité ;
- un programme comprenant plusieurs arrêts ou étapes.
Pour choisir entre plusieurs transferts et une mise à disposition, il est donc préférable de considérer l’agenda dans son ensemble plutôt que le nombre de trajets uniquement.
Comment organiser une mise à disposition à Marseille ?
Lorsqu’un programme comprend plusieurs rendez-vous ou déplacements à Marseille, une mise à disposition permet d’organiser le véhicule et le chauffeur en fonction de l’agenda prévu.
Plutôt que de réserver séparément chaque déplacement, l’entreprise peut communiquer les principales étapes, les horaires et la durée estimée du programme afin de définir le service correspondant.
Pour ce type de besoin, il est possible de réserver un chauffeur privé à Marseille pour organiser les déplacements professionnels ou personnels prévus dans la ville et ses environs.
Comment organiser une mise à disposition à Annecy ?
Le même principe s’applique lorsqu’un programme nécessite plusieurs déplacements à Annecy.
Une entreprise peut prévoir à l’avance les rendez-vous, les différentes étapes et la durée nécessaire afin d’organiser le service en fonction de l’agenda du passager.
LimoLane propose également un service de chauffeur privé à Annecy pour les déplacements nécessitant une organisation préalable dans la ville et ses environs.
La mise à disposition d’un chauffeur dans le reste de la France
La mise à disposition peut également être organisée dans d’autres villes françaises, en fonction du programme et des besoins de déplacement. LimoLane propose notamment des services de chauffeur privé à Paris, Lyon et dans d’autres destinations en France. Pour une journée comprenant plusieurs rendez-vous, des déplacements professionnels ou différentes étapes, le service peut être organisé en fonction de la durée prévue, des horaires et du programme communiqué lors de la réservation.
Vous pouvez consulter les villes desservies par LimoLane pour découvrir les différentes destinations disponibles.
Comment gérer une mise à disposition dans une note de frais ?
Pour une assistante de direction ou un office manager, le coût du déplacement ne doit pas seulement être connu : il doit également pouvoir être retrouvé et intégré dans la gestion administrative de l’entreprise.
Avec LimoLane, le client connaît le coût du service à l’avance et reçoit les documents liés à sa réservation, notamment la facture ou le reçu.
Ces informations sont également accessibles depuis la WebApp ou l’application LimoLane, où le client peut retrouver le détail du service, le récapitulatif de la réservation et son coût.
Cela permet de disposer des informations nécessaires pour documenter le déplacement et les transmettre dans le cadre du processus interne de gestion des dépenses de l’entreprise.
Quelles informations préparer avant de réserver une mise à disposition ?
Pour organiser correctement le service, il est utile de préparer les informations principales concernant la journée :
- la date du service ;
- l’heure prévue de début ;
- la durée estimée ;
- les adresses ou étapes connues ;
- les horaires des rendez-vous ;
- le nombre de passagers ;
- les éventuels bagages ;
- les besoins liés au véhicule ;
- le numéro de vol lorsqu’une prise en charge à l’aéroport est prévue.
Plus le programme est précis au moment de la réservation, plus il est facile d’organiser le service en fonction des besoins réels de la journée.
Comment réserver une mise à disposition avec LimoLane ?
La mise à disposition d’un chauffeur est particulièrement adaptée lorsqu’un déplacement professionnel ne peut pas être résumé à un simple trajet entre deux adresses.
Elle permet d’organiser un véhicule avec chauffeur autour d’un programme comprenant plusieurs étapes, rendez-vous ou temps d’attente, avec un coût connu avant la confirmation de la réservation.
Pour préparer le service, il suffit de définir les principales caractéristiques du programme : date, horaires, durée estimée, passagers et différentes étapes prévues.
Vous pouvez ensuite accéder à la plateforme de réservation LimoLane pour organiser votre mise à disposition.
